Pennylane - Génération de factures clients

L'intégration Pennylane vous permet de créer des factures clients directement depuis Inpulse vers votre compte Pennylane, sans ressaisie manuelle. Selon votre organisation, deux modes sont disponibles : la refacturation depuis le siège vers vos établissements, ou la facturation interne depuis une Cuisine Centrale.

1. Activer l'intégration Pennylane

Rendez-vous dans Administration > Intégrations et cliquez sur Pennylane. Un assistant vous invite à vous connecter à votre compte Pennylane et à autoriser Inpulse à créer des factures de vente. Une fois validé, vous êtes automatiquement redirigé vers Inpulse avec l'intégration active.

2. Configurer les mappings établissement – client Pennylane

Avant de pouvoir générer des factures, vous devez associer chaque établissement Inpulse que vous souhaitez facturer à un client existant dans votre compte Pennylane.

Pour chaque établissement, sélectionnez le client Pennylane correspondant dans le menu déroulant. Le Customer ID de chaque client Pennylane est affiché dans le sélecteur pour faciliter l'identification.

Où trouver le Customer ID d'un client Pennylane ?

Le Customer ID se trouve dans l'URL de la fiche client dans Pennylane. Il est visible dans la barre d'adresse de votre navigateur lorsque vous consultez la fiche d'un client.

⚠️ Attention : ne confondez pas le Customer ID (visible dans l'URL) avec le champ « Identifiant client » affiché sur la fiche. Ce sont deux valeurs différentes.

3. Générer des factures depuis le siège

Pré-requis

Votre compte utilisateur doit disposer du rôle « Générer une facture partenaire ».

Comment faire

Rendez-vous dans la liste des commandes.
Sélectionnez les commandes passées par vos établissements auprès de fournisseurs externes.
Cliquez sur « Générer les factures dans Pennylane ».

Inpulse vérifie automatiquement la validité des commandes sélectionnées. Si un problème est détecté, un fichier d'erreurs vous est proposé en téléchargement. Les erreurs possibles sont :

Taux de TVA manquant sur un ingrédient fournisseur, ou taux non réglementaire en France.
Mapping établissement – client non configuré pour l'établissement concerné.
Commande au statut brouillon (seules les commandes envoyées ou réceptionnées sont éligibles).
Commande déjà associée à une facture partenaire.

Options de regroupement

Lors de la confirmation, vous pouvez cocher l'option « Générer 1 seule facture par établissement ». Dans ce cas, toutes les commandes d'un même établissement sont regroupées en une seule facture contenant une section par commande. Si cette option reste décochée, une facture distincte est créée pour chaque commande sélectionnée.

Contenu des factures

Chaque ligne de commande devient une ligne de facture :

Quantité et prix HT : basés sur le bon de commande (BDC) si la commande est au statut « Envoyé », ou sur le bon de livraison (BDL) si une réception a été effectuée.
Taux de TVA : celui paramétré sur l'ingrédient fournisseur au moment de la génération.

Toutes les factures sont créées au statut brouillon dans Pennylane. Vous pouvez les vérifier et les modifier avant de les finaliser. Une fois finalisée, une facture ne peut plus être modifiée ni supprimée dans Pennylane.

Suivre les commandes déjà facturées

Une colonne « Facture partenaire » (Oui / Non) est disponible dans la liste des commandes. Elle permet d'identifier les commandes pour lesquelles une facture a déjà été générée. Vous pouvez filtrer sur cette colonne pour ne sélectionner que les commandes non encore facturées.

4. Générer des factures internes depuis une Cuisine Centrale

Activer l'intégration pour une Cuisine Centrale

Chaque Cuisine Centrale dispose de sa propre intégration Pennylane, connectée à un compte Pennylane distinct. L'activation se fait depuis l'onglet Intégrations dans l'administration de votre établissement Centrale, de la même manière que décrit plus haut.

Une fois active, vous devez configurer les mappings établissement – client Pennylane. Seuls les établissements associés à votre Centrale apparaissent dans la liste.

Comment générer les factures

Rendez-vous dans la page des préparations de commandes.
Sélectionnez les préparations passées par vos établissements à la Centrale.
Cliquez sur « Générer les factures dans Pennylane ».

Règles spécifiques

Toute préparation peut être facturée, quel que soit son statut, à condition qu'elle ne soit pas déjà associée à une facture (facture Pennylane ou facture PDF générée via le module de facturation interne).
Si une commande a déjà été facturée via Pennylane, elle ne peut pas être re-facturée depuis le module de facturation interne, et inversement.
Les mêmes pré-requis s'appliquent : taux de TVA paramétrés sur les ingrédients fournisseur et mappings établissement – client configurés.
Lorsqu'une facture est créée dans Pennylane pour une préparation, son statut passe automatiquement à « Facturée ».

FAQ

Puis-je modifier une facture après l'avoir générée ?

Oui. Les factures sont créées au statut brouillon dans Pennylane. Vous pouvez les modifier librement avant de les finaliser. En revanche, une facture finalisée ne peut plus être modifiée ni supprimée.

Que faire si j'obtiens une erreur « taux de TVA manquant » ?

Vérifiez que le taux de TVA est bien renseigné sur l'ingrédient fournisseur concerné dans Inpulse, et qu'il correspond à un taux réglementaire en vigueur en France.

Que faire si j'obtiens une erreur « mapping store – client inexistant » ?

Rendez-vous dans Administration > Intégrations > Pennylane et ajoutez le mapping manquant entre l'établissement Inpulse et le client Pennylane correspondant.

Est-ce que je peux facturer une commande au statut brouillon ?

Non. Seules les commandes au statut « Envoyé » ou ayant fait l'objet d'une réception peuvent être facturées.

Quelle est la différence entre le Customer ID et l'identifiant client dans Pennylane ? Le Customer ID est le code visible dans l'URL de la fiche client Pennylane (dans la barre d'adresse du navigateur). Le champ « identifiant client » affiché sur la fiche est une valeur différente. Pour le mapping dans Inpulse, c'est bien le Customer ID de l'URL qui est utilisé.