Accès : Factures > Factures > Contrôle des factures
Le module Contrôle des factures est une fonctionnalité optionnelle.
Pour l’activer ou obtenir plus d’informations, vous pouvez contacter votre chargé de compte ou nous écrire via le chat.
1/ Importer des factures
Cliquez sur Contrôler, puis importez vos factures en utilisant le bouton Sélectionner les fichiers ou en faisant glisser les documents (formats PDF ou photo) dans la zone située à gauche de l’écran.
2/ Vérifier les informations détectées
Une fois la facture numérisée (affichée à droite de l’écran), vérifiez que les champs « Établissement » et « Fournisseur » sont bien renseignés.
Si ces informations n’ont pas été détectées automatiquement, complétez-les manuellement, puis cliquez sur Importer en haut à droite.
3/ Accéder aux factures importées
Une fois l’import terminé, cliquez sur la facture pour accéder à son détail.
💡 Exporter plusieurs factures en une seule fois
Sélectionnez les factures concernées, cliquez sur Action, puis choisissez Exporter les factures au format Excel.
4/ Associer factures et commandes
Lorsqu’une facture correspond à une seule commande, la réconciliation est effectuée automatiquement.
Dans les cas suivants, la réconciliation doit être réalisée manuellement :
une facture correspond à plusieurs commandes (BL distincts indiqués sur la facture)
plusieurs factures correspondent à une même commande
Associer une commande à une facture
Ouvrez la facture concernée, cliquez sur « Associer une commande », puis sélectionnez la commande souhaitée.
Pour supprimer une association, cliquez sur l’icône poubelle située à droite de l’écran.
💡 Depuis la facture, il est également possible :
d’exporter la facture au format Excel
de générer une analyse
d’exporter les écarts de prix et de quantités
5/ Analyser les écarts ligne par ligne
Pour analyser précisément les différences de prix et de quantités entre la facture et la commande, cliquez sur « Contrôle ligne à ligne » en haut à gauche.
6/ Comprendre et corriger les écarts
Écarts de prix
Deux situations sont possibles :
Prix bloqués
Le module vérifie que les prix négociés avec les fournisseurs sont bien respectés sur les factures.Prix non bloqués
Les prix historiques et actuels peuvent être mis à jour à partir des informations présentes sur la facture.
Écarts de quantités
Il est possible de modifier l’unité de facturation dans la mercuriale, à condition que l’unité existe déjà.
L’alignement des unités de facturation est indispensable pour garantir la cohérence des prix.
💡 Utilisez les icônes situées à droite pour effectuer ces mises à jour.
🏆 Avantages du module de contrôle des factures
Gain de temps pour les équipes comptabilité et contrôle de gestion
Réduction des contrôles manuels et du risque d’erreurs
Détection des écarts de prix et de quantités sur les factures fournisseurs
Réduction du coût matière grâce à l’identification des erreurs de facturation
Détection rapide des erreurs de paramétrage (prix, conditionnements, unités)
Amélioration de la fiabilité des données de coût matière dans Inpulse
Gain de temps pour les équipes achats lors de la mise à jour des mercuriales
Identification de leviers de négociation avec les fournisseurs
Numérisation des factures permettant une réutilisation des données pour d’autres analyses internes
❌ Limitations du module de contrôle des factures
Le module ne permet pas :
la récupération automatique des factures (sans import manuel)
l’homologation PDP pour la dématérialisation fiscale
la génération d’écritures comptables ou de fichiers d’export pré-comptables
la gestion ou le paiement des factures
le traitement des avoirs
la réconciliation automatique des factures regroupant plusieurs commandes sans BL distincts
la mise à jour des quantités réceptionnées à partir des factures
l’envoi de demandes d’avoirs aux fournisseurs après facturation
la réconciliation des factures avec les commandes de dépannage